Klachtenreglement
Hoofdstuk 1: Definities
In dit reglement wordt verstaan onder:
1.1
Psychodidact: de maatschap Psychodidact gevestigd te Waalwijk, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel Brabant onder nummer 17239799.
1.2
Student: degene die een studie volgt bij Psychodidact.
1.3
Opdrachtgever: organisatie die een incompany training afneemt bij Psychodidact.
1.4
Klacht: een schriftelijk of per mail ingediende uiting van onvrede over een training of opleiding in de breedste zin van het woord.
1.5
Klager: een student of opdrachtgever die een klacht voorlegt of voorgelegd wil zien.
1.6
Klachtencommissie Psychodidact: een door de maatschap van Psychodidact ingestelde klachtencommissie voor behandeling van klachten. De leden van de klachtencommissie zijn werkzaam bij of op andere wijze verbonden aan Psychodidact.
1.7
Geschillencommissie klachten en examens: een onafhankelijk van Psychodidact ingestelde Geschillencommissie klachten en examens. De leden van de geschillencommissie zijn niet werkzaam bij of op andere wijze verbonden aan Psychodidact.
Hoofdstuk 2: Interne klachtenprocedure
Aanmelding van de klacht
2.1
Een klager kan een klacht indienen tot een maand na het plaatsvinden van het feit of de gebeurtenis waarover wordt geklaagd bij de klachtencommissie van Psychodidact.
2.2
De klacht wordt schriftelijk (postbus 601, 5140 AP Waalwijk) of per mail (info@psychodidact.nl) en (digitaal) ondertekend ingediend bij Psychodidact.
Behandeling van de klacht
2.3
Naar aanleiding van de klacht zal er uiterlijk binnen veertien dagen contact worden opgenomen met de klager met als doel om de klacht in onderling overleg te bespreken en af te wikkelen. Mocht dit niet binnen veertien dagen mogelijk blijken dan wordt de termijn eenmalig met veertien dagen verlengd. De communicatie met de klager zal met één lid van de klachtencommissie worden gevoerd. Het lid van de klachtencommissie die met klager communiceert voert overleg over de klacht met de overige leden van de klachtencommissie.
2.4
De klachtencommissie van Psychodidact zal na het overleg met klager – en na intern overleg binnen de klachtencommissie – een beknopt (schriftelijk) gespreksverslag aan de klager doen toekomen waarin hetgeen is besproken (en/of afgesproken) wordt vastgelegd.
Hoofdstuk 3: Procedure voor behandeling door de Geschillencommissie klachten en examens
Aanmelding van de klacht
3.1
De klager kan alleen in het geval de interne klachtenprocedure zoals neergelegd in hoofdstuk 2 van dit reglement is doorlopen, tot een maand na de datum van het gespreksverslag zoals bedoeld in artikel 2.4 van dit reglement, een klacht indienen over een feit of een gebeurtenis bij de Geschillencommissie klachten en examens.
3.2
De klacht wordt schriftelijk of per mail en (digitaal) ondertekend ingediend bij de Geschillencommissie klachten en examens. De klacht kan worden gericht aan:
Kemmers Familie Advocaten
Geschillencommissie klachten en examens Psychodidact
Mevrouw mr. M. Kemmers
Lepelaar 5
1628 CZ HOORN
Of per e-mail: kemmers@kemmersfamilieadvocaten.nl
De klacht dient te bevatten:
a. De naam en het adres van de klager en eventueel van zijn vertegenwoordiger;
b. Dagtekening;
c. Een zo volledig mogelijke aanduiding waarover het geschil gaat;
d. Motieven op grond waarvan de klager stelt dat er onjuist is gehandeld door Psychodidact.
Behandeling van de klacht
3.3
De geschillencommissie bevestigt de klacht van de klager schriftelijk of per e-mail binnen drie werkdagen na ontvangst. In deze ontvangstbevestiging wordt het volgende vermeld:
– termijn van de verdere afhandeling;
– kosten van de klachtenprocedure en de betaling daarvan;
– verdere procedure;
– contactpersoon;
– in het geval de klager de klacht nog niet intern aan de orde heeft gesteld, zoals vermeld in hoofdstuk 2 van dit reglement, zal de klager worden doorverwezen naar de interne klachtenprocedure bij de klachtencommissie van Psychodidact en zal de klacht op dat moment verder niet in behandeling worden genomen. Mocht de termijn zoals vermeld in artikel 2.1 van dit reglement zijn verlopen dan zal de geschillencommissie de klager berichten dat de termijn is verlopen en de klager niet kan worden ontvangen in de klacht.
3.4
De geschillencommissie zendt de klacht eveneens binnen drie werkdagen naar Psychodidact met het verzoek binnen twee weken schriftelijk te reageren op de klacht van de klager.
3.5
Na ontvangst van de reactie van Psychodidact op de klacht, zal de reactie, binnen drie werkdagen na ontvangst, naar de klager worden gezonden met daarin vermelding van het vervolg van de behandeling van de klacht.
3.6
De geschillencommissie zal aan de hand van de klacht van de klager en de reactie van Psychodidact op deze klacht, beslissen, ongeacht de voorkeur van de klager, of de klacht schriftelijk wordt afgedaan of dat er een mondelinge behandeling zal worden ingepland.
3.7
De klacht wordt door de voltallige geschillencommissie behandeld. De geschillencommissie zal beoordelen of de klachtencommissie de beslissing in redelijkheid met in achtneming van alle betrokken belangen heeft genomen.
3.8
De klager kan zijn klacht schriftelijk intrekken tijdens de procedure. De behandeling door de geschillencommissie wordt hierop gestaakt.
3.9
Binnen zes weken na ontvangst van het klachtengeld zoals omschreven in artikel 4.7 van dit reglement, neemt de geschillencommissie één van de volgende bindende beslissingen:
– de klager is niet ontvankelijk;
– de geschillencommissie is onbevoegd om van de klacht kennis te nemen;
– de klacht is ongegrond;
– de klacht is geheel of gedeeltelijk gegrond, in dat geval zal de geschillencommissie een uitspraak doen waarin wordt vermeld welke maatregelen Psychodidact dient te nemen ten aanzien van de klager. Ook zullen de kosten van de klacht, als bedoeld in artikel 4.7 van dit reglement aan de klager worden terugbetaald binnen 7 dagen na de uitspraak. De beslissing wordt gemotiveerd en schriftelijk meegedeeld aan de klager en aan Psychodidact.
3.10
Indien de geschillencommissie voorziet dat de termijn van zes weken genoemd in artikel 3.9 van dit reglement te kort is, deelt de geschillencommissie dit gemotiveerd en schriftelijk mee aan de klager en aan Psychodidact. De geschillencommissie zal tevens meedelen binnen welke termijn zij een beslissing zal nemen.
Hoofdstuk 4: Algemene bepalingen
Vertegenwoordiging
4.1
Het staat de klager vrij om zich bij de behandeling van de klacht te laten vertegenwoordigen door een vertegenwoordiger en/of vertrouwenspersoon. De eventuele kosten voor deze bijstand zijn voor rekening van de klager. De geschillencommissie kan de vertegenwoordiger en/of vertrouwenspersoon verzoeken een schriftelijke verklaring te overleggen waaruit de machtiging blijkt.
Geheimhouding
4.2
Elk lid van de geschillencommissie en voorts een ieder die bij de behandeling van de klacht wordt betrokken, waaronder de klager zelf ook wordt gerekend, is tot geheimhouding verplicht ten aanzien van alle partijen betreffende gegevens die hem/haar bij de behandeling van de klacht ter kennis is gekomen.
4.3
De geschillencommissie deelt partijen en overige bij de klacht betrokken personen voorafgaand aan de behandeling van de klacht de in artikel 4.2 omschreven plicht mee.
Het verstrekken van inlichtingen
4.4
Psychodidact verstrekt aan de geschillencommissie inlichtingen voor zover deze de klacht betreffen. De klager wordt geacht hiervoor toestemming te hebben verleend.
Bezwaar maken tegen de deelneming van een lid van de geschillencommissie aan de behandeling van de klacht
4.5
Klager kan bezwaar maken tegen deelneming van een lid van de geschillencommissie aan de behandeling van de een klacht. Het bezwaar dient te worden gemotiveerd. De geschillencommissie beoordeelt het bezwaar. Indien de geschillencommissie het bezwaar gegrond acht, neemt een plaatsvervanger de behandeling van de klacht over.
Terugtreden door een lid van de geschillencommissie
4.6
Een lid van de geschillencommissie dient zich terug te trekken, indien zijn onpartijdigheid niet is gewaarborgd. Een plaatsvervanger neemt de behandeling van de klacht over.
Kosten van de klacht
4.7
Voor de behandeling van de klacht wordt een bedrag van € 250 bij de klager in rekening gebracht. Bij de bevestiging van de klacht als bedoeld in artikel 3.3 van dit reglement zal er een nota aan de klager worden gestuurd. De klager dient het klachtengeld over te maken op de rekening van Kemmers Familie Advocatuur. Kemmers Familie Advocatuur zal het klachtengeld op een depotrekening in bewaring houden, totdat er op de klacht is beslist. Op de nota wordt het rekeningnummer vermeld.
4.8
Het klachtengeld zal alleen aan de klager worden teruggestort in het geval de klacht (deels) gegrond wordt verklaard. In dat geval wordt het klachtengeld binnen 7 dagen na de uitspraak op de rekening teruggestort waarvan het klachtenbedrag is overgeschreven naar de rekening zoals vermeld in artikel 4.7 van dit reglement. In het geval de klacht tussentijds wordt ingetrokken, zoals bedoeld in artikel 3.8 van dit reglement, zal het klachtengeld niet worden teruggestort aan de klager.
Hoofdstuk 5 Instellen van de geschillencommissie
5.1
Psychodidact draagt zorg voor het bestaan van een onafhankelijk van Psychodidact werkzame geschillencommissie. Psychodidact stelt een geschillencommissie in en benoemt tenminste drie leden, te weten:
a. een voorzitter, niet zijnde een lid van de maatschap van Psychodidact of een werknemer van Psychodidact;
b. twee leden, eveneens niet zijnde een lid van de maatschap van Psychodidact of een werknemer van Psychodidact;
c. Psychodidact kan op gelijke wijze, zoals in lid b van dit artikel is beschreven, voor deze leden een plaatsvervanger aanwijzen.
5.2
De leden en plaatsvervangende leden van de geschillencommissie kunnen door Psychodidact van hun functie worden ontheven wegens verwaarlozing of andere redenen op grond waarvan de handhaving als lid niet kan worden verlangd.
5.3
De leden van de geschillencommissie ontvangen van Psychodidact een vooraf overeengekomen vergoeding.
Hoofdstuk 6 Slotbepalingen
6.1
Vernietiging van de bindende beslissing van de geschillencommissie kan uitsluitend plaatsvinden door die ter toetsing voor te leggen aan de bestuursrechter. De toetsing van de bindende beslissing kan worden voorgelegd aan de bestuursrechter tot zes weken na de dag waarop het bindend advies is gedateerd.
6.2
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de commissie, met inachtneming van eisen van redelijkheid en billijkheid.
6.3
Een afgehandelde klacht wordt voor een periode van één jaar bewaard in het daarvoor bestemde dossier.